Erst das KI-Inventar.
Dann die Pflichten.
Der EU AI Act gilt ab dem 2. August 2026 vollständig. Wer ChatGPT, Claude oder Copilot im Maklerbüro nutzt, ist Betreiber mit eigenen Pflichten. Die Basis für alles: ein KI-Inventar, das an einem Nachmittag steht.
Der 2. August 2026 ist in 15 Tagen. Ab dann gilt der EU AI Act (Verordnung EU 2024/1689) vollständig: Transparenzpflichten, Betreiber-Dokumentation, Bußgelder bis 35 Mio. €. Laut einer Erhebung von Asscompact kennen 11 % der Versicherungsmakler die neuen Regeln. Hier steht, was konkret anfällt, für das 1- bis 5-Personen-Büro, das ChatGPT täglich für Beratungsprotokolle und E-Mails nutzt.
Der häufigste Irrtum: „Ich entwickle keine KI, mich betrifft das nicht."
Falsch.
Der EU AI Act unterscheidet drei Rollen: Anbieter (entwickelt das KI-System), Betreiber (setzt es beruflich ein) und Nutzer (Endkunde). Als Makler, der ChatGPT, Claude oder Microsoft Copilot im Büroalltag verwendet, bist du in der Regel Betreiber nach Art. 3 Nr. 4 EU AI Act.
Betreiber ist, wer ein KI-System im Rahmen beruflicher Tätigkeit in Betrieb nimmt.
Das gilt auch dann, wenn du das Modell nicht selbst trainiert oder konfiguriert hast. Sobald du ChatGPT nutzt, um Bedarfsanalysen zu protokollieren, E-Mails zu formulieren oder Schäden grob zu klassifizieren, bist du Betreiber. Betreiber haben Pflichten nach Art. 26 EU AI Act.
Was Betreiber nicht sind: reine Endnutzer, die ein KI-System ausschließlich privat verwenden. Berufliche Nutzung im Maklerbüro fällt nicht unter Privatnutzung, auch nicht, wenn du das Abo mit der privaten Kreditkarte bezahlst.
Was seit dem 2. Februar 2025 gilt und du wahrscheinlich verpasst hast
Nicht alles am EU AI Act kommt am 2. August. Zwei Pflichten sind bereits seit dem 2. Februar 2025 in Kraft.
Art. 4: KI-Kompetenzpflicht
Alle Personen im Unternehmen, die KI-Systeme bedienen oder deren Ergebnisse nutzen, müssen über ausreichende KI-Kompetenz verfügen. Du als Inhaber bist verantwortlich dafür, dass diese Kompetenz vorhanden und nachweisbar ist.
In der Praxis bedeutet das: Schulungsnachweis. Ein internes Training von 60 bis 90 Minuten zu „kompetenter KI-Nutzung und typischen Fehlern", protokolliert und von den Teilnehmenden unterschrieben, reicht als Einstieg.
Die konkrete Auslegungstiefe von Art. 4 ist durch BDA und BMAS noch nicht final definiert. Bitte vor der Umsetzung prüfen.
Was das Training abdecken sollte:
- Was ist ein Large Language Model, was nicht
- Warum KI-Outputs halluzinieren und wie du das erkennst
- Verbotene Nutzungsarten nach Art. 5 (Manipulation, Social Scoring)
- Deine internen Nutzungsregeln
Art. 5: Verbotene Praktiken
KI darf nicht zur unterschwelligen Manipulation, zum Social Scoring oder zur Ausnutzung von Schwächen eingesetzt werden. Für das Maklerbüro kein Alltagsproblem, aber relevant für alle, die Gesprächsanalyse-Software oder Emotionserkennung in Call-Center-Pipelines kaufen wollen.
Die Konsequenz: Wer bis heute keinen Schulungsnachweis für Art. 4 hat, ist seit eineinhalb Jahren non-compliant. Das ist das meistvergessene Problem in der gesamten KMU-Landschaft, nicht nur im Maklerbereich.
Der 2. August 2026: Was neu hinzukommt
Ab dem 2. August greifen die Transparenzpflichten nach Art. 50.
Chatbot auf der Website? Nutzer müssen klar darauf hingewiesen werden, dass sie mit einem KI-System interagieren. Ein Hinweis im Footer reicht nicht, die Information muss vor dem ersten Austausch sichtbar sein. Format: explizit, nicht versteckt in AGB.
KI-generierte Texte und Bilder? Kennzeichnungspflicht, sobald Inhalte als echt wahrgenommen werden könnten. Für LinkedIn-Posts, die du mit Claude schreibst und dann manuell anpasst, gilt das nicht automatisch, der Maßstab ist „erkennbare KI-Synthese". Für vollständig generierte Broschüren mit KI-Fotos gilt es.
Die Leitlinien der EU-Kommission zur Kennzeichnung synthetischer Inhalte stehen noch aus. Bitte den konkreten Fall prüfen.
GPAI-Modell-Pflichten (Art. 53 ff.) gelten für die Modellbetreiber: OpenAI, Anthropic, Google, Mistral. Nicht für dich. Aber du profitierst: Diese Anbieter müssen Dokumentation über ihre Modelle veröffentlichen, die du für dein KI-Inventar nutzen kannst.
Betreiber-Pflichten nach Art. 26: die Kurzfassung für Makler
Art. 26 gilt in seiner vollen Tiefe für Hochrisiko-KI-Systeme. Für Standard-GPAI-Tools wie ChatGPT im E-Mail-Drafting greift nicht automatisch der volle Pflichtenkatalog, aber die Struktur zeigt, worauf du dich vorbereiten solltest:
- Gebrauchsanweisung einhalten: Das Modell nur für die vom Anbieter definierten Zwecke nutzen. OpenAI und Anthropic haben Usage Policies; Verstöße gegen die eigenen Terms machen haftungsrechtliche Diskussionen wahrscheinlicher.
- Menschliche Aufsicht sicherstellen: KI-Ausgaben prüfen, nicht blind übernehmen. Für Beratungsprotokolle: immer gegenlesen, bevor es in die Akte geht.
- Logs aufbewahren: Für Hochrisiko-Systeme verpflichtend; konkrete Fristen bitte mit Rechtsbeistand klären (Stand: Juli 2026).
- Mitarbeitende informieren: Schriftlich: wer nutzt welches Tool, wofür, unter welchen Regeln.
- Grundrechte-Folgenabschätzung: Nur bei bestimmten Hochrisiko-Systemen und bei öffentlich-rechtlichen Trägern. Für das private Maklerbüro in der Regel kein Thema.
Hochrisiko-Systeme: Betrifft dich das?
Anhang III des EU AI Act listet acht Kategorien von Hochrisiko-KI. Für Versicherungsmakler relevant:
Anhang III, Nr. 5, Zugang zu wesentlichen Dienstleistungen und privaten Diensten: KI-Systeme, die bei der Risikobewertung und Preisgestaltung für Lebens- und Krankenversicherungen eingesetzt werden, fallen möglicherweise in diese Kategorie.
Die Auslegung durch BaFin und GDV ist noch nicht abschließend. Bitte Rechtsberater konsultieren. Dieser Artikel ist keine Rechtsberatung.
Was kein Hochrisiko ist (für das Standard-Maklerbüro):
- ChatGPT Plus für E-Mail-Drafting und Zusammenfassungen
- Claude für Beratungsprotokoll-Rohentwürfe
- Copilot für interne Dokumente und Präsentationen
Wenn du ein spezialisiertes Tool kaufst, das explizit Underwriting-Empfehlungen oder individuelle Risikoeinschätzungen liefert: Prüfe, ob der Anbieter das System als Hochrisiko-KI eingestuft hat. Das ist primär seine Pflicht als Anbieter (Art. 16). Aber du als Betreiber hast die Pflicht, die EU-Konformitätserklärung anzufordern und zu prüfen (Art. 26 Abs. 1 lit. d).
Das KI-Inventar: Deine Basis für alles
Bevor du irgendetwas anderes tust: Erstelle ein KI-Inventar. Eine Tabelle in Excel oder Notion reicht.
Minimalstruktur:
| Tool | Zweck im Büro | Deine Rolle | Anbieter | Risikoklasse | Art.-4-Schulung |
|---|---|---|---|---|---|
| ChatGPT Plus | E-Mails, Protokolle | Betreiber | OpenAI | kein Hochrisiko | erledigt, 12. März 2025 |
| Microsoft Copilot | Dokumente, Excel | Betreiber | Microsoft | kein Hochrisiko | erledigt, 12. März 2025 |
| CRM mit KI-Feature (Platzhalter) | Kundenpriorisierung | Betreiber | Anbieter eintragen | prüfen | ausstehend |
Das Inventar ist dein Nachweis gegenüber der Marktüberwachungsbehörde. In Deutschland ist die Bundesnetzagentur (BNetzA) für die meisten AI-Act-Prüfungen zuständig. Wer ein Inventar vorlegen kann, ist in einer deutlich besseren Ausgangsposition als wer keines hat.
Die Zuständigkeiten der Aufsichtsbehörden sind noch nicht vollständig per Gesetz geregelt. Bitte prüfen.
Bußgelder: Was droht und was realistisch ist
Der EU AI Act hat drei Bußgeldebenen (Art. 99):
| Verstoß | Maximales Bußgeld |
|---|---|
| Verbotene Praktiken (Art. 5) | 35 Mio. € oder 7 % des weltweiten Jahresumsatzes |
| Hochrisiko-Verstöße (Art. 16, 26) | 15 Mio. € oder 3 % |
| Übrige Verstöße | 7,5 Mio. € oder 1 % |
Es gilt jeweils der niedrigere der beiden Werte. Art. 62 sieht für KMU Erleichterungen vor: reduzierte Bußgelder, vereinfachte Dokumentationsanforderungen und bevorzugten Zugang zu Regulatory-Sandbox-Programmen.
Realistisch für 2026: Die Behörden werden zunächst Großunternehmen unter die Lupe nehmen. Das bedeutet nicht, dass das 3-Personen-Büro unsichtbar ist. Beschwerden von Kunden oder Mitbewerbern können auch kleine Betriebe auf den Schirm bringen.
Wer KI-Inventar, Art.-4-Schulungsnachweis und Chatbot-Hinweis vorweisen kann, hat im Fall einer Prüfung das meiste richtig gemacht.
Praxis-Checkliste: 8 Schritte bis 2. August 2026
Zeitaufwand: ca. 4 bis 6 Stunden für ein 3-Personen-Büro.
- KI-Inventar erstellen: alle genutzten KI-Tools auflisten, Rolle klären (Betreiber vs. reiner Nutzer), Anbieter notieren
- Art. 4 nachholen: 60 bis 90 Minuten interne Schulung zu kompetenter KI-Nutzung durchführen, Protokoll unterschreiben lassen
- Verbotene Praktiken prüfen: Art. 5 kurz durchlesen, sicherstellen, dass kein genutztes Tool Manipulation, Emotionserkennung in Arbeitskontexten oder Social Scoring betreibt
- Hochrisiko-Check: Für jedes Tool mit KI-gestützten Empfehlungen: Konformitätserklärung beim Anbieter anfordern oder auf der Hersteller-Website suchen
- Chatbot-Hinweispflicht: Falls Chatbot auf der Website: Hinweis „Dieser Chat wird durch KI unterstützt" vor dem ersten Nutzereingabefeld einbauen (Art. 50 Abs. 1)
- Datenschutzerklärung aktualisieren: KI-Tools und deren Verarbeitungszwecke benennen; Art. 22 DSGVO (automatisierte Einzelentscheidungen) läuft parallel zum AI Act weiter
- Logs-Konzept notieren: Für Tools mit automatisierten Empfehlungen: schriftlich festhalten, was das Tool loggt, wo, und wie lange (auch wenn du die genauen Fristen noch klären musst)
- Wiedervorlage setzen: Der AI Act wird durch Delegierte Rechtsakte noch konkretisiert. Nächster Check: Q1 2027 oder bei neuem Aufsichtsbehörden-Schreiben.
Asscompact: Nur wenige Versicherungsmakler kennen die neuen KI-Regeln, Asscompact: EU AI Act, worauf Makler jetzt achten sollten, Pfefferminzia: Das bedeutet die KI-Verordnung für Makler, Kanzlei Michaelis: KI im Versicherungsvertrieb, TÜV: EU AI Act ab 2. August 2026
Art.-50-Hinweis ab Werk.
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Fazit
Der EU AI Act ist kein Konzernthema. Wer täglich ChatGPT oder Claude nutzt, ist Betreiber, mit Pflichten, die seit Februar 2025 laufen und am 2. August 2026 vollständig in Kraft treten. Ein Nachmittag reicht, um das KI-Inventar zu erstellen, den Art.-4-Schulungsnachweis nachzuholen und den Chatbot-Hinweis einzubauen.
Wenn du einen Website-Chatbot willst, der von Anfang an EU-AI-Act-konform gebaut ist, mit Art.-50-Hinweispflicht, DSGVO-konformer Datenhaltung auf deutschen Servern (Hetzner) und klarer Eskalations-Logik zu deinen Mitarbeitenden, sieh dir das Chatbot-Modul an. Festpreis, 14-Tage-Sprint, keine Überraschungen.