KI-Schulung dokumentieren.
Drei Wochen bis zur Prüfung.
Ab dem 2. August 2026 prüft die nationale Marktüberwachung die EU-KI-Verordnung aktiv. Art. 4, die Schulungs- und Kompetenzpflicht, gilt schon seit Februar 2025. Wer bis heute kein KI-Schulungsregister hat, schafft das mit dem richtigen Setup in einem halben Tag.
Ab dem 2. August 2026 beginnt die nationale Marktüberwachung mit der aktiven Prüfung der EU-KI-Verordnung. Art. 4, die Schulungs- und Kompetenzpflicht, gilt bereits seit dem 2. Februar 2025. Wer bis heute kein KI-Schulungsregister hat, hat drei Wochen. Das reicht, wenn du jetzt anfängst.
Was Art. 4 tatsächlich fordert und was nicht
Art. 4 der Verordnung (EU) 2024/1689 verpflichtet Anbieter und Betreiber von KI-Systemen, nach besten Kräften sicherzustellen, dass ihr Personal über ausreichende KI-Kompetenz verfügt.
„Best efforts": kein starrer Mindeststandard, sondern eine Bemühenspflicht.
Das klingt weich. Ist es auch, absichtlich. Der Gesetzgeber hat keine Mindestschulungsstunden vorgeschrieben, keine Pflicht-Zertifizierung, kein fixes Curriculum. Das European AI Office hat explizit klargestellt: Formale Zertifikate sind nicht erforderlich.
Was Art. 4 nicht fordert:
- Externe Zertifizierungskurse oder TÜV-Siegel
- Mindestdauer der Schulung
- Spezifische Kursanbieter
- Jährliche Wiederholungsschulung (noch keine Pflicht)
Was Art. 4 schon fordert:
- Dokumentation, dass Schulungen stattgefunden haben
- Rollenspezifische Anpassung der Inhalte
- Berücksichtigung von technischem Vorwissen und Einsatzkontext
- Nachweisbarkeit bei einer Prüfung
Der Kern: Eine Schulung ohne Dokumentation existiert für die Aufsicht nicht.
Wer betroffen ist
Kurze Antwort: jeder, der KI einsetzt, unabhängig von der Betriebsgröße.
Art. 4 gilt für Betreiber von KI-Systemen. Einen Schwellenwert ab X Mitarbeitenden gibt es nicht. Das bedeutet konkret:
- Ein Versicherungsmakler, der ChatGPT für Angebotsbriefe nutzt: betroffen.
- Eine Steuerkanzlei mit DATEV SmartExpert-KI-Funktionen: betroffen.
- Ein Berater, der Microsoft Copilot für Protokolle verwendet: betroffen.
- Ein Maklerbüro ohne jede KI-Nutzung: nicht betroffen.
87 % der KI-nutzenden Versicherungsvermittler arbeiten laut aktuellen Branchendaten mit allgemeinen Chatbots wie ChatGPT oder Microsoft Copilot (Asscompact-Studie 2026). Das sind allesamt KI-Systeme im Sinne der Verordnung.
Zur Abgrenzung: Klassische CRM-Systeme ohne KI-Empfehlungsmotor, einfache Tabellenkalkulationen und Standard-E-Mail-Clients ohne KI-Assistent fallen nicht unter Art. 4. Aber viele Standardtools haben KI inzwischen still integriert. Frag deinen Softwareanbieter explizit.
Schritt 1: KI-Inventar anlegen
Bevor du etwas dokumentieren kannst, brauchst du eine Liste dessen, was du dokumentieren musst. Das KI-Inventar ist eine schlichte Tabelle: Systemname, Anbieter, Einsatzzweck, Nutzerrollen, Risikoklasse.
Checkliste typischer KI-Systeme im Makler- und Kanzleibetrieb:
- ChatGPT / Claude / Gemini: Texterstellung, Anfragebearbeitung, Zusammenfassungen
- Microsoft Copilot: E-Mail-Assistent, Office-Dokumente, Teams-Protokolle
- KI-Funktionen im Maklerverwaltungsprogramm (MVP): Ratierungsempfehlungen, Kundenscoring
- DATEV SmartExpert oder vergleichbare Kanzlei-KI-Funktionen
- KI-Telefonie, Voicemail-Recovery, automatische Gesprächstranskription
- Chatbot auf der eigenen Website
- Automatisierte E-Mail-Triage oder Newsletter-Personalisierung
Zeitraum für diesen Schritt: ca. 60 Minuten für ein 3-Personen-Büro.
Risikoklasse bestimmen
Für kleine Makler- und Kanzlei-Setups gilt: ChatGPT für Angebotsbriefe ist kein Hochrisiko-KI-System. Ein KI-gestütztes Kundenscoring-System, das automatisch entscheidet, welchen Kunden du bedienst, wäre dagegen Hochrisiko nach Anhang III EU AI Act.
Hochrisiko-Systeme haben wesentlich umfangreichere Pflichten. Das ist ein separates Thema.
Für die meisten kleinen Büros gilt: Bestandsaufnahme machen, Risikoklasse vermerken, weitermachen.
Schritt 2: Schulungsregister aufbauen
Das Schulungsregister ist das Herzstück deiner Art.-4-Compliance. Zwei Reiter in einer Excel-Datei reichen für die meisten kleinen Büros. Das European AI Office hat keine komplexen Systeme gefordert.
Reiter 1: Schulungsmaßnahmen
| Datum | Thema | Format | Dauer | Quelle / Anbieter |
|---|---|---|---|---|
| 15.07.2026 | KI-Grundlagen: LLM-Funktionsweise, Halluzinationen, Risiken | Internes Webinar | 90 Min | Selbst durchgeführt |
| 15.07.2026 | EU AI Act Art. 4: Pflichten und Kontext | Selbststudium | 30 Min | AI Act Service Desk (EU-Kommission) |
Reiter 2: Teilnehmernachweis
| Name | Rolle | Schulungsmaßnahme | Datum | Kürzel |
|---|---|---|---|---|
| Max Mustermann | Makler | KI-Grundlagen-Webinar | 15.07.2026 | MM |
| Anna Musterfrau | Assistenz | KI-Grundlagen-Webinar | 15.07.2026 | AM |
Das war's. Nicht mehr. Zeitaufwand für Setup und Befüllung: ca. 30 Minuten nach der eigentlichen Schulung.
Welche Schulungsinhalte Art. 4 verlangt
Die Verordnung nennt Kompetenzfelder, die abgedeckt sein sollen. Nicht alle sind für jeden relevant. Das ist der rollenspezifische Teil der Pflicht.
Für alle Mitarbeitenden mit KI-Berührungspunkt:
- Grundfunktion von KI-Systemen: wie Sprachmodelle arbeiten, Grenzen, Fehlertypen
- Risiken: Halluzinationen, Bias, unbeabsichtigte Datenweitergabe
- Verantwortungsvoller Umgang: wann prüfen, wann eskalieren, wann nicht verwenden
Für Führungskräfte und Entscheider (Kanzleiinhaber, Makler-Geschäftsführer):
- Regulatorischer Rahmen: EU-AI-Act-Überblick, DSGVO-Schnittpunkte
- Risikoklassen von KI-Systemen: was ist Hochrisiko, was nicht
- Interne Governance: wer ist für welche KI-Entscheidung verantwortlich
Für Versicherungsmakler spezifisch:
- Transparenzpflicht gegenüber Kunden nach Art. 50 EU AI Act, ab 2. August 2026 Pflicht
- IDD-Dokumentation bei KI-gestützten Beratungsempfehlungen: KI-Output kennzeichnen
- BaFin-Hinweise zur KI-Nutzung im Vertrieb
Stand Juli 2026 hat die BaFin noch keine finalen Hinweise zur KI-Nutzung im Vertrieb publiziert. Bitte vor der Schulung den aktuellen Stand prüfen.
Umfang: Ein internes 90-Minuten-Webinar deckt die Grundlagen für ein kleines Team ab. Gesamtaufwand für ein 3-Personen-Büro, Schulung plus Dokumentation: ein halber Arbeitstag.
DSGVO-Pflichten und EU AI Act: zwei getrennte Baustellen
Ein häufiges Missverständnis: Wer bereits einen AVV mit seinem KI-Anbieter hat und ein Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten führt, glaubt manchmal, der EU AI Act sei damit abgedeckt.
Nein. Das sind zwei separate Verordnungen mit unterschiedlichen Anforderungen:
| DSGVO | EU AI Act Art. 4 | |
|---|---|---|
| Rechtsgrundlage | Verordnung (EU) 2016/679 | Verordnung (EU) 2024/1689 |
| Fokus | Personenbezogene Daten | KI-Kompetenz und KI-Governance |
| Kerndokumente | AVV, Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten, DSFA | KI-Inventar, Schulungsregister |
| Zuständige Behörde | Landesdatenschutzbehörden (z. B. LfDI BW) | BNetzA + BaFin (sektoral) |
| In Kraft seit | 25.05.2018 | 02.02.2025 (Art. 4), Vollbetrieb 02.08.2026 |
Dein AVV mit Anthropic für die Claude-API oder mit OpenAI erfüllt Art. 4 EU AI Act nicht. Umgekehrt genauso. Beide Dokument-Sets müssen parallel existieren und werden von verschiedenen Behörden geprüft.
Was bei einer Prüfung konkret erwartet wird
Ab dem 2. August 2026 kann die Marktüberwachungsbehörde Nachweise anfordern. In Deutschland ist das voraussichtlich die Bundesnetzagentur (BNetzA) als zentrale Stelle, für den Finanzbereich sektoral die BaFin.
Das KI-Marktüberwachungs- und Innovationsförderungsgesetz (KI-MIG) war Stand Juli 2026 noch im parlamentarischen Verfahren. Bitte den aktuellen Gesetzgebungsstand prüfen.
Was du vorlegen können musst:
- KI-Inventar: welche Systeme du einsetzt und zu welchem Zweck
- Schulungsregister: wer wann was gelernt hat, mit Datum und Kürzel
- Rollenzuordnung: wer intern für welche KI-Entscheidungen verantwortlich ist
- Einsatzdokumentation: für welche Aufgaben die KI-Systeme konkret genutzt werden
Was du nicht brauchst: externe Zertifikate, ISO-42001-Zertifizierung, formale AI-Governance-Frameworks.
Zur Frage der Bußgelder
Die Durchsetzung wird bei kleinen Büros nicht mit Maximalstrafen starten. Der „Best-efforts"-Standard schützt, wer nachweislich etwas unternommen hat. Wer gar nichts dokumentiert hat, hat keine Schutzwirkung.
Die viel zitierten 35 Millionen Euro gelten für Verstöße gegen verbotene KI-Praktiken (Art. 5) und Hochrisiko-KI-Pflichten, nicht für Art.-4-Verstöße. Die konkrete Bußgeldhöhe für Art.-4-Fälle bitte mit einem Rechtsberater klären. Stand Juli 2026 gibt es keine veröffentlichten Präzedenzfälle.
Art. 4 EU AI Act, Volltext · AI Act Service Desk der EU-Kommission zu Art. 4 · Asscompact: Nur wenige Makler kennen die neuen Regeln · VersicherungsJournal: Drei Punkte für Vermittler
KI-Chatbot mit sauberer Dokumentation.
Deutsches Hosting auf Hetzner, Claude-API über EU-Region, vollständige AVV-Dokumentation und Art.-50-Kennzeichnung ab Werk. 14-Tage-Sprint, Festpreis ab 1.990 €.
Fazit
Drei Wochen bis zur aktiven Durchsetzung. Kein Grund zur Panik, aber auch kein Grund, es noch eine Woche zu verschieben.
Was jetzt zu tun ist: KI-Inventar anlegen (60 Minuten), internes Schulungs-Webinar oder Linkliste mit Selbststudium (90 Minuten), Schulungsregister befüllen (30 Minuten). Gesamtaufwand für ein 3-Personen-Büro: ein halber Tag.
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